CRM (Customer Relationship Management)

Apa itu CRM (Customer Relationship Management)??

Berikut ini adalah beberapa pengertian CRM, antara lain :

CRM atau Customer Relationship Management  adalah sebuah sistem informasi yang terintegrasi yang digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan, dan mengendalikan aktivitas-aktivitas prapenjualan dan pascapenjualan dalam sebuah organisasi.

CRM adalah adalah suatu jenis  strategi perusahaan  yang secara khusus membahas teori mengenai penanganan hubungan antara perusahaan dengan pelanggannya dengan tujuan meningkatkan nilai perusahaan di mata para pelanggannya.

Customer Relationship Management  atau lebih dikenal sebagai CRM merupakan sebuah fungsi terintegrasi yang menunjang sebuah perusahaan dalam bidang pemasaran, penjualan, dan pelayanan, yang dapat meningkatkan nilai nilai kepuasan pelanggan. Dengan meningkatnya nilai kepuasan pelanggan maka angka penjualan perusahaan akan mengalami peningkatan.

Dapat disimpulkan bahwa CRM  lebih mengfokuskan pada pendekatan, hubungan, serta kepuasan antar pelanggan serta meningkatkan atau menunjang keberhasilan dari perusahaan tersebut.

Apa tujuan dan karakteristik Customer Relationship Management??

Tujuan Customer Relationship Management adalah untuk meningkatkan penghasilan dari kepuasan pelanggan. Ini bermula dari janji perusahaan untuk mengerti apa dan bagaimana cara yang diinginkan pelanggan dalam berinteraksi, semua ini ditujukan untuk mencapai kesetiaan pelanggan dan lingkungan yang menguntungkan.Hal ini disebabkan karena tidak semua pelanggan diciptakan sama (Kalakota dan Robinson, 2001, p173).

Karakteristik  Customer Relationship Management antara lain :

1)     Visi CRM

Pernyataan Visi dibutuhkan bagi Organisasi sebagai arah tujuan Perusahaan serta acuan dalam upaya pencapaian tujuan Perusahaan. Melalui Board of Directors artikulasi Visi tersebut harus diketahui dan dipahami oleh setiap elemen organisasi dan pada setiap level manajemen perusahaan.

2)     Strategi CRM

Bersaing dengan Kompetitor dalam memperebutkan dan mempertahankan Pelanggan tidak cukup hanya dipenuhi dari sekedar melalui pernyataan Visi suatu Perusahaan. Visi tersebut harus di transformasikan menjadi Strategi Perusahaan yang mampu menjawab kebutuhan Pelanggan, mengetahui kapabilitas internal perusahaan serta memiliki komitmen dalam memberikan Pelayanan yang terbaik.

3)     Consistent Valued-Customer Experience

Aktivitas pada elemen ini memastikan bahwasanya proposition memiliki nilai bagi Pelanggan dan Perusahaan, mendapatkan market position dan konsistensi pelayanan pada setiap channel yang digunakan.

4)     Organizational Collaboration

Elemen ini melibatkan transformasi budaya perusahaan, struktur dan perilaku dari setiap pegawai dan Unit Organisasi, Mitra, Supplier dalam bekerjasama memenuhi kebutuhan Pelanggan.

5)     CRM Processes

Cakupan dari kegiatan ini melibatkan manajemen dalam hubungannya dengan customer life cycle, analysis dan knowledge management.

6)     CRM Information

Berdasarkan data berkualitas yang dikumpulkan dari berbagai sumber diolah menjadi informasi yang akurat dan up-to-date untuk dipergunakan sebagai basis dalam proses pengambilan keputusan oleh manajemen.

7)     CRM Technology

Perusahaan yang sukses pada umumnya memanfaatkan data dan informasi manajemen, aplikasi-aplikasi dalam berhubungan dengan Pelanggan yang didukung oleh arsitektur dan infrastruktur IT dalam menjalankan CRM.

8)     CRM Metrics

Pengukuran kinerja berdasarkan tolok ukur dari sudut pandang internal maupun internal dalam implementasi CRM merupakan hal penting yang harus dapat dilakukan oleh system tersebut.

Manfaat TI dalam implementasi Customer Relationship Management!

CRM Technology.Perusahaan yang sukses pada umumnya memanfaatkan data dan informasi manajemen, aplikasi-aplikasi dalam berhubungan dengan Pelanggan yang didukung oleh arsitektur dan infrastruktur IT dalam menjalankan CRM.

CRM adalah sebuah istilah industri TI untuk metodelogi, strategi, perangkat lunak (software) dan atau aplikasi berbasis web lainnya yang mampu membantu sebuah perusahaan (entreprise,kalau besar ukurannya) untuk mengelola hubungannya dengan para pelanggan.

Teknologi dalam CRM meliputi infrastruktur dan aplikasi. Meskipun hanya berfungsi sebagai enabler, namun denan kompleksitas bisnis saat ini, pemilihan teknologi yang tepat merupakan salah satu faktor penentu untuk mencapai kesuksesan implemantasi CRM, yang memungkinkan perusahaan merekayasa ulang proses bisnisnya untuk meningkatkan kinerja dalam mengelola hubungan dengan pelanggan. Berdasarkan data yang didapat, sebagian besar terbentuk karena indikator System Database dan media komunikasi.

Jelaskan proses-proses utama dalam Customer Relationship Management!

       I.          Mengidentifikasi Customers

Informasi adalah pengerak CRM. Perusahaan mendapatkan informasi mengenai individual customers dari berbagai sumber seperti, force, customers service ecounter, bar code scanners dan website. Semakin banyak informasi yang dimiliki perusahaan, semakin baik nilai yang bias disediakan bagi customers dan calon customers dalam hal keakuratan, ketepatan waktu dan dapat memberikan penawaran yang masuk akal.

     II.          Membedakan Customers

Customers memiliki perbedaan kebutuhan. Internet memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan informasi untuk mengidentifikasi berbagai kesamaan maupun perbedaan individu dan kelompok, kemudian menggunakannya untuk meningkatkan keuntungan.

   III.          Menyesuaikan Marketing

Interaksi dengan customers adalah suatu yang memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan data yang dibutuhkan untuk mengidentifikasi dan membedakan, serta untuk mengevaluasi keefektifan hasil penyesuaian marketing.

Contoh aplikasi-aplikasi CRM berdasarkan karakteristik dan proses-proses utama dalam Customer Relationship Management!

Aplikasi CRM dapat dibagi menjadi 3 (tiga) kategori, yaitu masing-masing :

1)     Operational CRM

Sebuah kumpulan dari aplikasi yang terkait secara langsung maupun tidak langsung dengan proses transaksional yang berhubungan dengan pelayanan pada pelanggan.

2)     Analytical CRM

Sebuah kumpulan dari aplikasi yang digunakan khususnya oleh para pimpinan, manajer, dan supervisor dalam usahanya mengambil sejumlah keputusan (decision making) penting, baik yang bersifat strategis maupun operasional.

3)     Collaborative CRM

Sebuah kumpulan dari aplikasi yang memiliki fungsi utama untuk membantu manajemen dan karyawan perusahaan dalam menjalin aktivitas komunikasi, kolaborasi, dan kooperasi secara efektif dengan para pelanggan perusahaan.

TUJUAN PT TELKOM MENGGUNAKAN APLIKASI CRM

Tujuan PT TELKOM menggunakan aplikasi CRM antara lain :

Agar PT TELKOM dapat mengenali pelanggannya dengan baik dan mempercayainya dengan meningkatkan pemahaman perusahaan akan kebutuhan mereka sebagai individu, dan memenuhi harapan mereka terhadap perusahaan.

Agar PT TELKOM dapat menciptakan keunggulan kompetitif secara terus menerus terhadap merek, produk, atau bahkan perusahaan yang mereka miliki dibandingkan dengan merek, produk atau perusahaan pesaing.

 Memberi panduan kepada PT TELKOM dalam penggunaan teknologi dan sumber daya manusia untuk mendapatkan pengetahuan tentang tingkah laku dan nilai pelanggan dalam berkomunikasi dan berinteraksi sebagai dasar untuk membangun hubungan sejati dengan pelanggan.

Manfaat bagi PT. Telkom dengan menerapkan aplikasi CRM, antara lain :

• Menjaga pelanggan PT TELKOM yang sudah ada.

• Menarik pelanggan baru

• Cross Selling : menjual produk yang dibutuhkan pelanggan berdasarkan pembeliannya

• Upgrading: menawarkan status pelanggan yang lebih tinggi PT TELKOM dapat merespon keinginan pelanggan dengan lebih cepat

• Dapat memberikan informasi mengenai produk secara online.

• Dapat menambah pangsa pasar yang baru bagi PT TELKOM yaitu pelanggan online.

• Dapat meningkatkan daya saing perusahaan PT TELKOM

Dampak bagi perkembangan PT TELKOM dengan menerapkan aplikasi CRM antara lain yaitu:

Dengan menerapkan aplikasi CRM perkembangan PT TELKOM semakin lama semakin maju, karena aplikasi CRM telah banyak membantu kegiatan perusahaan dalam berbagai hal diantaranya yaitu dalam hal pemasaran, perdagangan dan pelayanan perusahaan terhadap pelanggan.

            Membantu PT TELKOM dalam bersaing dengan Kompetitor dalam memperebutkan dan mempertahankan Pelanggan. Sehingga dengan menggunakan aplikasi CRM membuat nilai perusahaan PT TELKOM semakin tinggi di mata para pesaingnya.

Dengan aplikasi CRM, PT TELKOM mampu meningkatkan usaha pemasarannya dengan memanfaatkan data-base yang ada, termasuk produk atau jasa yang pernah dibeli oleh pelanggan sebelumnya dan informasi mengenai segmentasi pasar lainnya.

PT TELKOM dapat menerapkan CRM melalui internet, yaitu dengan pembuatan situs web perusahaan.Melalui situs tersebut, perusahaan dapat menjangkau konsumen dalam skala global dengan modal yang terbatas, serta melakukan kegiatan bisnis seperti promosi, pengenalan produk, penjelasan produk, harga produk sampai dengan transaksi penjualan produk. Disamping itu, perusahaan dapat membangun hubungan yang bersifat langsung dengan konsumen (direct marketing).

Catatan ini bisa d pakai sebagai catatan tambahan dlm setiap contoh implementasi CRM

Perusahaan memerlukan data pelanggan untuk berkomunikasi secara personal dengan pelanggannya, terutama untuk mendapatkan umpan balik berupa saran, keluhan dan permintaan tour yang direquest sendiri oleh pelanggan. Rancangan ini berguna bagi perusahaan untuk menyelesaikan kendala atau hambatan yang ditemukan dalam proses pelayanan dan reservasi secara manual. Sistem E-CRM ini disebut Customer

Touching Application, pelanggan dapat melayani diri sendiri (self-service), baik dalam hal perubahan data diri, memasukkan saran atau keluhan, melihat detil transaksi, dan kebutuhan lainnya, seperti mengakses informasi mengenai produk yang mereka butuhkan.

Aplikasi yang dibuat telah memenuhi keseluruhan tahap dari CRM yang diantaranya yaitu Acquire(menarik pelanggan), Retain (mempertahankan pelanggan) dan Enhance (tahap pengembangan).Dengan aplikasi e-CRM akan terbentuk sebuah wadah pada website yang menyediakan fasilitas bagi pelanggan untuk menghubungi pihak  perusahaan dengan mudah dan dapat juga dijadikan  sumber bagi perusahaan untuk mendapatkan masukan dari pelanggan sehingga dapat tercipta hubungan yang baik.

Apa Penyebab kegagalan CRM??

Implementasi CRM adalah hal yang membutuhkan kerja keras. Berdasarkan estimasi, 75%-85% implementasi CRM mengalami kegagalan. Dan studi di Australia menyatakan bahwa sebesar 60% merasakan kurang puas. Dapat dikatakan bahwa banyak perusahaan yang mengimplementasikan CRM gagal merealisasikan potensi keuntungan yang diharapkan.

Mengapa??

Mengapa hal itu terjadi? Beberapa perusahaan mengabaikan kompleksitas CRM, kurang jelasnya tujuan bisnis, tidak cukupnya investasi pengimplementasian, adanya asumsi bahwa metodologi sistem ERP yang sama akan sesuai dengan sistem CRM apapun, tidak cukupnya integrasi dengan sistem ERP. Bagaimana memperbaiki situasi ini? Maka disusunlah metrik CRM untuk disesuaikan dengan aktivitas bisnis.

Referensi :

http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_hubungan_pelanggan

http://library.binus.ac.id/ecolls/ethesis/bab2/2009-2-00622-if%20bab%202.pdf

http://www.ekuitas.ac.id/file/image/Jurnal/Kanaidi%20%26%20Ari%20Kurniawan.pdf

http://hariyanto88.blog.binusian.org/2009/06/19/9/

http://journal.uii.ac.id/index.php/Snati/article/viewFile/1504/1285

http://hari-cio-8a.blog.ugm.ac.id/2013/03/18/sekilas-tentang-customer-relationship-management-crm/

E-MARKETING

                                        Apa itu E-Marketing?

Menurut Reedy, Schullo, & Zimmerman (2000:4), electronic marketing adalah seluruh aktivitas yang online atau berbasis elektronik yang memfasilitasi proses manufaktur barang dan jasa oleh produsen untuk memuaskan pelanggan.

Menurut Reedy et al.(2000), electronic marketing adalah seluruh aktivitas yang online atau berbasis elektronik yang memfasilitasi proses manufaktur barang dan jasa oleh produsen untuk memuaskan pelanggan

Tahap Perancangan E-Marketing

Menurut Strauss dan Frost (2009), tujuh tahap dalam perancangan e-marketing adalah Situation Analysis (Analisis Situasi), E-Marketing Strategic Planning (Strategi Perencanaan EMarketing), Objectives (Tujuan), E-Marketing Strategy (Strategi E-Marketing),Implementation Plan (Rencana Pelaksanaan), Budget (Anggaran), Evaluation Plan (Rencana Evaluasi). Adapun detil penjelasannya adalah :

1.     Situation Analysis (Analisis Situasi) > (Framing the market opportunity)

Tahap pertama merupakan awal dari konsep bisnis dengan melakukan analisis kekuatan, peluang, kelemahan serta ancaman bagi perusahaan.

2.     E-marketing Strategic Planning (Strategi Perencanaan E-marketing) > ( Formulating the marketing strategy)

Dalam tahap ini terdapat metodologi tujuh langkah sederhana yang membantu dalam mengevaluasi dan menganalisis peluang pasar (Market Opportunity Analysis/MOA), yaitu: Strategi perencanaan e-marketing meliputi segmentation, targeting, differentiation, dan positioning.

3.     Objectives (Tujuan) > (Designing the customer experience)

Tujuan dalam e-marketing mencakup aspek tugas, kuantitas, dan waktu.

4.     E-marketing Strategy (Strategi E-marketing) > (Crafting the customer interface)

Strategi e-marketing mencakup strategi mengenai 4P dan hubungan manajemen (relationship management) untuk mencapai tujuan rencana mengenai Product (Produk), Price (Harga), Place (Saluran Distribusi), dan Promotion (Promosi).

5.     Implementation Plan (Rencana Pelaksanaan) > (Designing the marketing program)

Pada tahap ini perusahaan memutuskan bagaimana untuk mencapai tujuan melalui strategi yang efektif dan kreatif.

6.     Budget (Anggaran) > (Leveraging customer information through technology)

Kunci dari perencanaan strategis adalah untuk mengidentifikasi hasil yang diharapkan dari suatu investasi.

7.     Evaluation Plan (Rencana Evaluasi) > (Evaluating the marketing program)

Perencanaan e-marketing dilaksanakan, keberhasilannya tergantung pada evaluasi yang terus-menerus.

Rencana strategis internet marketing hampir sama dengan rencana strategis business marketing, hanya saja untuk Internet marketing fokusnya lebih dipersempit.

E-Marketing menggambarkan usaha-usaha perusahaan untuk  menginformasikan, berkomunikasi, mempromosikan, dan menjual produk dan jasanya lewat internet. Dengan kata lain, e-commerce merupakan bagian dari emarketing dimana e-marketing sendiri merupakan bagian dari e-business. (Kotler, 2004, p74)

Macam-macam strategi yang bisa dipilih oleh perusahaan dalam menerapkan e-marketing adalah sebagai berikut (Harris&Dennis,2004 p.98) :

a)     ‘brick and mortar’ yaitu semua keuntungan perusahaan berasal dari penjualan offline, dan website hanya sebatas untuk menampilkan informasi tentang produk mereka (brochureware). Sedangkan untuk pembelian dilakukan ecara offline.

b)     ‘click and mortar’ yaitu mengkombinasikan penjualan offline dengan penjualan online. Strategi ini membutuhkan perubahan radikal dan menawarkan fleksibilitas bagi customer untuk membeli produk perusahaan baik melalui online atau offline.

c)     ‘clicks only’ yaitu semua keuntungan perusahaaan berasal dari penjualan online. Tidak ada toko fisik dalam strategi ini.

Alat/tools berbasis TI yang dapat mendukung implementasi e-marketing

•       Business websites;

•       Search Engine;

•       Email;

•       Online newletters/e-zines;

•       Online catalogues;

•       Online press releases;

•       Online surveys;

•       Online customer service;

•       Banner advertising;

•       Affilate marketing;

•       Mobile telephone marketing;

•       Online Community (Facebook, youtube);

•       Web Log (Blog).

Metode dalam perencanaan pemasaran SOSTAC :

A.    Situation analysis (Where Are We Now?)

Situation  Review atau  Situation  Analysis merupakan tahapan pertama yang harus dilakukan dalam menyusun perencanaan pembangunan e-marketing, dimana dalam tahapan ini akan dilakukan analisis mengenai kondisi atau tingkat keefektifan dari aktivitas marketing yang sekarang berjalan di perusahaan. Hasil analisis yang diperoleh akan digunakan sebagai bahan untuk mendefinisikan strategi marketing yang baru .

Pada tahap ini tugas yang harus dilakukan adalah menganalisis dan memahami kondisi perusahaan di dalam marketplace, dengan cara mengumpulka n informasi mengenai keadaan lingkungan eksternal perusahaan  dan keadaan internal perusahaan.

B.     Objectives (Where Do We Want to Be?)

Setelah perusahaan mengetahui posisi mereka secara tepat dalam marketplace, sekarang saatnya menentukan tujuan. Adanya penetapan tujuan dapat membantu mengarahkan perusahaan supaya tetap fokus  hanya pada hal-hal yang ingin di capai. Membuat tujuan bukanlah hal yang mudah, akan tetapi panduan SMART bisa dijadikan pedoman dalam membuat tujuan yang spesifik.

SMART merupakan singkatan Specific, Measurable, Actionable, Relevant dan Time-Releated, dimana definisinya adalah sebagai berikut :

·     Specific : Tujuan yang dibuat harus mempunyai cukup detail sehingga dapat digunakan sebagai pedoman pembuatan strategi yang tepat sasaran

·     Measurable : Tujuan yang diteapkan harus bisa diukur baik secara kualitatif atau kuantitatif, sehingga perusahaan bisa mengontrol secara berkala apakah tujuan tersebut sudah tercapai atau belum.

·     Actionable : Tujuan yang dibuat harus realistis atau dapat dilaksanaka. Untuk mengukur hal ini, dibandingkan kemampuan yang dimiliki dengan tujuan yang ingin dicapai. Bila kemampuan yang dimiliki tidak bisa memenuhi pencapaian tujuan, berarti tujuan tersebut bukanlah yang bersifat actionable.

·     Relevant : Tujuan yang dibuat harus relevan dengan masalah yang ingin diselesaikan.

·     Time –Releated : Tujuan yang telah dibuat harus dilengkapi dengan target waktu atau deadline yang pasti, sehingga bisa memacu perusahaan mencapai tujuan tersebut tepat pada waktu yang telah ditentukan.

Pada intinya bila perusahaan mempunyai tujuan jelas dan specific, daftar tujuan itu akan dapat membantu perusahaan supaya lebih terarah dalam melaksanakan perencanaan dan membudahkan perusahaan dalam proses evaluasi untuk menemukan dan memperbaiki kesalahan dalam mencapai tujuan.

a)     Strategy Formulation (How Do We Get There?)

Setelah tujuan yang ingin dicapai berhasil dirumuskan pada tahap sebelumnya, maka  penyusunan strategi yang tepat sasaran dapat dilakukan. Menurut Dave Chaffey dan P.R. Smith pada bukunya e-Marketing Excellence, strategi itu sendiri hanya merupakan panduan umum untuk mencapai tujuan.

b)     Tactic (How Exactly Do We Get There?)

Pada intinya perbedaan strategi dengan taktik adalah merumuskan panduan umum yang akan dilakukan perusahaan untuk mencapai tujuan, sedangkan taktik merumuskan detail langkah atau tahap seperti apa yang akan dilakukan untuk pelaksanaan strategi tersebut.

c)     Action (What is Our Plan?)

Setelah berhasil merumuskan taktik, saatnya untuk memecah taktik itu menjadi suatu rangkaian rencana kerja yang terstruktur dan terjadwal. Pada tahap ini bisa dibuat suatu jadwal kerja dalam bentuk Flow Chart, Gantt Chart, membuat perencanaa budget alokasi sumber daya secara mendetail, membuat risk management plan, dan lain-lain.

d)     Control (Did We Get There?)

Fungsi kontrol disini adalah untuk memonitor dan mengevaluasi secara berkala apakah  aplikasi e-marketing yang telah diterapkan perusahaan sudah berhasil mencapai tujuan atau belum.

Penerapan Metode SOSTAC dalam perencanaan E-Marketing

SOSTAC merupakan salah satu kerangka yang dapat dipakai dalam membuat perencanaan dan tujuan yang jelas untuk membantu perusahaan menerapkan e-marketing yang lebih efektif. SOSTAC merupakan model kerangka perencanaan yang telah lama dikenal sebagai kerangka perencanaan yang sederhana dan mudah diikuti,namun mampu mengidentifikasi semua hal-hal utama yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan.

Kerangka SOSTAC awal mulanya dikembangkan sekitar tahun 1990-an oleh Paul R. Smith.

Situation Analysis

Situation Analysis merupakan tahapan pertama dalam metode SOSTAC yang bertujuan untuk menganalisa situasi dan kondisi dari proses pemasaran yang sedang berjalan dalam perusahaan. Dalam tahapan ini akan dilakukan analisa mengenai kondisi dari aktifitas perusahaan yang sedang berjalan. Hasil analisis tersebut akan digunakan sebagai bahan untuk mendefiniskan strategi marketing yang baru (Chaffey, 2006 p. 160).

Penerapan Metode SOSTAC pada perusahaan berbasis TI

dan strategi penerapannya

Banyaknya penerapan e-marketing yang dibuta tanpa perencanaan dan tujuan yang jelas, sehingga menghasilkan e-marketing yang tidak efektif dan tidak mempu memberikan pengaruh signifikan dalam meningkatkan kualitas marketing perusahaan. Hal ini tentunya akan mejadi masalah, karena resources yang telah dihabiskan untuk pembuatan e-marketing teryata tidak mampu menghasilkan hasil yang diharapkan dan hanya menjadi sesuatu yang sia-sia.

Perencanaan dan penentuan tujuan mutlak diperlukan dalam pembuatan projek apapun, termaksud dalam pembangunan aplikasi e-marketing. Dengan adanya tujuan yang spesifik, terukur, dan realistik, perusahaan jadi bisa mengarahkan resources yang dimilikinya secarah terarah. Perusahaan juga dapat mengukur tingkat kesuksesan dari penerapan yang dilakukan secara akurat dan dapat melakukan langkah perbaikan yang tepat jika target belum berhasil tercapai.

Salah satu kerangka perencanaan yang bisa dipakai untuk membantu perusahaan menerapkan e-marketing yang efektif adalah kerangkah perencanaan SOSTAC yang merupakan model kerangka perencanaan yang sederhana dan mudah diikuti, namun mampu mengidentifikasi semua hal-hal utama yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan.

Referensi        :

http://library.binus.ac.id/eColls/eJournal/05_Rudy_E-MArketing.pdf

http://repository.upnyk.ac.id/430/1/E-15_ANALISA_STRATEGI_E-MARKETING_DAN_IMPLEMENTASINYA__STUDI_KASUS__PERUSAHAAN_RETAIL_GARMENT_.pdf

oleh : Ellsworth, J.H., Ellsworth, M.V. 1995. Marketing on the Internet – Multimedia

Strategies for The World Wide Web. Ottawa: John Willey & Sons, Inc.

https://webdosen.budiluhur.ac.id/dosen/.../E-Marketing.ppt

http://library.binus.ac.id/eColls/eThesis/Bab2/2012-1-00602-SI%20Bab%202.pdf

http://thesis.binus.ac.id/doc/RingkasanInd/2011-2-00868-SI%20Ringkasan001.pdf

E-Procurement

Apa itu E-Procurement??

E-procurement merupakan intergrasi dan  manajemen elektronik terhadap semua aktivitas pengadaan termasuk permintaan pembeli, pemberian hak, pemesanan, pengiriman dan pembayaran antara pembeli dan pemasok (Chaffey, 2004).

Dan menurut Kalakota, Ravi dan Robinson (2001) menyatakan bahwa e-procurement merupakan proses pengadaan barang atau lelang dengan memanfaatkan teknologi informasi dalam bentuk website.

Pengaruh mekanisme e-procurement terhadap perusahaan

E-procurement merupakan suatu mekanis pembelian masa kini atau dapat dikatakan sebagai teknik pembelian moderen dengan memanfaatkan sejumlah aplikasi berbasis internet dan perangkat teknologi informasi.

E-procurement adalah bentuk e-commerce untuk perantaraan barang dan jasa atau digunakan untuk tendering barang dan jasa antara perusahaan dengan pemasok. E-procurement kebanyakan diakses dari web oleh perusahaan-perusahaan besar dan badan-badan usaha umum. E-procurement juga merupakan aplikasi e-commerce untuk proses negosiasi dan perjanjian (contracting).

E-procurement sangat berpengaruh terhadap bisnis suatu perusahaan, dimana e-procurement memberikan manfaat yang sangat besar dalam meningkatkan produktivitas suatu perusahaan. Dan menurut Kalakota, Ravi, dan Robinson (2001,p315) manfaat dari e-procurement itu sendiri terbagi atas 2 kategori yakni Efisien dan Efektif.

Apa saja komponen dalam E-procurement??

Sitem E-procurement merupakan kumpulan dari sejumlah komponen-komponen atau entitas-entitasdi dalam perusahaan, yang saling terkait satu dengan yang lainnya, yang memliki fungsi untuk menjalankan konsep e-procurement di dalam perusahaan.

Adapun yang dimaksud dengan komponen yang terkait misalnya :

· Hardware (perangkat keras)

· Software (perangkat lunak)

· Brainware (sumber daya manusia)

· Users (pengguna)

· Policy (kebijakan)

· Governance (tata kelola)

· Business process (proses)

· Infrastruktur perusahaan.

Sistem aplikasi e-procurement juga merupakan kumpulan dari sejumlah komponen-komponen atau modul-modul aplikasi (sejumlah sub-program dan database), yang saling terkait dengan yang lainnya, untuk membentuk suatu aplikasi holostik (utuh) dan terintegrasi dengan fungsi utama mengaplikasikan konsep e-procurement dalam perusahaan.

Apa manfaat dari E-Procurement??

1)    Meningkatkan produktivitas para agen pembelian (menyediakan waktu lebih banyak dan mengurangi tekanan kerja)

2)     Menurunkan harga pembelian melalui standarsasi produk dan penggabungan pembelian

3)     Memperbaiki proses pembayaran

4)     Meningkatkan efisiensi, menjaga hubungan dengan supplier

5)     Memastikan pengiriman tepat waktu, setiap waktu

6)     Mengurangi permintaan keahlian dan pelatihan agen-agen pembelian

7)     Mengurangi jumlah pemasok

8)     Merampingkan proses procurement, membuat secara sederhana dan cepat

9)     Menemukan suppliers baru dan penjual yang dapat menyediakan produk secara cepat dan murah

10) Mengintegrasikan proses procurement dengan pengawasan anggaran

11) Mengurangi kesalahan manusia dalam pembelian dan proses pengiriman

5 faktor utama yang mempengaruhi penerapan e-procurement, yakni :

1)   Faktor Organisasi : Penerapan e-procurement lebih bagus digunakan dalam organisasi yang besar ketimbang dengan organisasi yang kecil. Salah satu contohnya adalah keterlambatan yang dipengaruhi oleh beberapa faktor, seperti : pemilik perusahaan yang kurang mendukung teknologi, miskin sumber daya, infrastruktur IT yg kurang memadai serta keterbatasan pengetahuan dalam organisasi yang kecil.

2)   Faktor Kesiapan : Banyak perusahaan yang mengalami beberapa masalh dalam mengimplementasikan proyek e-bisnis yang berkaitan dengan keputusan yang tergesa-gesa, piranti lunak yang tidak jelas, tidak ada dasar teoritis yang mendeterminasikan aplikasi apa yang cepat.

3)   Faktor Persediaan : kurangnya bantuan dan kelembaman struktural dari organisasi besar dalam rantai persediaan dapat mengurangi rangsangan implementasi e-bisnis

4)   Faktor Strategik dan Faktor Kebijakan Hukum

5)   5 Faktor ini lah yang akan mempengaruhi penerapan e-procurement,  jika ke 5 faktor ini terjadi suatu kesalahan, maka itu akan mendatangkan sebuah kendala atau permasalahan akan penerapan e-procuremet itu sendiri.

Strategi dalam mengintegrasikan sistem e-procurement

Ø Sistem kontrol stok, dirancang untuk memfasilitasi pengadaan produksi terkait. Sebagai contoh, sistem ini memberitahukan manajer pembelian saat jumlah stok telah jatuh di bawah tingkat tertentu dan barang-barang harus diorder kembali.

Ø Katalog cd/web, menyajikan penggantian katalog berbasis kertas dengan fungsi pencarian untuk memudahkan menemukan item tertentu.

Ø Sistem intergasi berbasis email atau database dengan ururtan organisasi, dengan persetujuan dari pihak manajer dan penempatan order oleh pembeli. Melalui penggunaan sistem ini, maka pesanan dapat dengan cepat diterima dari satu orang ke orang lain tanpa kehilangan informasi.

Ø Order entri di situs web, yang memungkinkan para penggunanya untuk membeli barang-barang langsung di website penjual. Namun, karena tidak adanya integrasi dengan sistem akuntansi internal, maka proses data pembelian perlu diolah.

Ø Sistem akuntansi, yang memungkinkan departemen pembelian untuk memesan dan sekaligus untuk menyampaikan informasi yang akan digunakan proses akuntansi internal untuk membuat pembayaran setelah menerima tagihan.

Ø Integrated e-procurement sistem mengintegrasikan semua fungsi dengan para pemasok

Contoh implementasi e-procurement dalam perusahaan

serta manfaat dan keuntungan yang didapat

Melalui E-Proc PT. Semen Gresik (Persero), akan terbentuk proses yang mempermudah kinerja panitia lelang, penyedia / vendor amupun masyarakat pada umumnya. Keuntungan E-Proc PT. Semen Gresik (Persero) bagi panitia lelang di antaranya : mempermudah panitia pengadaan dalam mempertanggung jawabkan proses pengadaan, dan meminimalkan pengadaan barang / jasa yang tidak sehat, seperti tindakan intimidasi dan kolusi antara vendor dan panitia E-Proc PT. Semen Gresik (Persero).

Keuntungan E-Proc PT. Semen Gresik (Persero) bagi penyedia, antara lain menciptakan persaingan usaha yang sehat, memperluas peluang usaha yang sehat, membuka kesempatan pelaku usaha untuk mengikuti lelang, juga menghindarkan berkumpulnya peserta penyedia dari hal-hal yang tidak diinginkan. Sedangkan bagi masyarakat umum, penerapan E-Proc PT. Semen Gresik (Persero) bisa memberikan kesempatan untuk mengetahui proses pengadaan secara transparan.

Selain itu, pemanfaatan aplikasi E-Proc PT. Semen Gresik (Persero) akan meningkatkan proses bisnis yang mampu menjadikan system aplikasi menjadi salah satu profit center perusahaan. Misalnya : iklan tetap di portal E-Proc PT. Semen Gresik (Persero) (corporate advertising or marketing); SMS mobile untuk penyedia informasi terkait pengumuman pengadaan, proses, hingga penunjukan pemenang; bisa menjalin kerjasama dengan situs search engine serta mewujudkan konsep marketplace.

Portal PT. Semen Gresik (Persero) juga bisa di-hosting oleh perusahaan lain yang ingin melakukan pengadaan, tanpa harus men-develop jaringan infrastuktur dan aplikasi terlebih dahulu. Mereka hanya perlu melakukan kerjasama dengan PT. Semen Gresik (Persero) dalam menyediakan layanan agar mampu mewujudkan efisiensi pengelolaan pengadaan barang dan jasa. Ini merupakan modal untuk mengembangkan E-Proc PT. Semen Gresik (Persero) menjadi lebih baik.

Referensi :

http://journal.uii.ac.id/index.php/Snati/article/viewFile/1179/1000

http://library.binus.ac.id/eColls/eThesis/Bab2/2006-2-00988-MNSI-bab%202.pdf

library.binus.ac.id/eColls/.../2011-1-00447-mn%202.pdf

http://forum.kompas.com/lapak-campur-sari/94135-e-procurement-pt-semen-gresik-persero-sebagai-sarana-implementasi-gcg.html