Tata Kelola Teknologi Informasi

Apa itu Tata Kelola Teknologi Informasi?

Tata Kelola  Teknologi Informasi adalah penyusunan spesifikasi dari kerangka kerja akuntabilitas untuk mendorong perilaku yang diinginkan dalam penggunaan Teknologi Informasi, yang melingkupi perencanaan, manajemen belanja/investasi, realisasi, pengoperasian, dan pemeliharaan sistem.

Tata kelola Teknologi Informasi memiliki definisi sebagai berikut (ITGI, 2000): “Tata kelola TI adalah suatu struktur dan proses yang saling berhubungan serta mengarahkan dan mengendalikan perusahaan dalam pencapaian tujuan perusahaan melalui nilai tambah dan penyeimbangan antara risiko dan manfaat dari teknologi informasi serta prosesnya”.

Apa saja kerangka dan komponen dalam Tata Kelola TI??

Tiga komponen dalam kerangka kerja IT Governance berdasarkan riset CISR meliputi (Weill and Woodham, 2002) :

1.   “What” atau keputusan TI apa yang diambil atau bagaimana TI dipergunakan dalam organisasi. Keputusan-keputusan tersebut, yang disebut sebagai domain TI, antara lain meliputi bidang-bidang:

·     IT principles atau prinsip pemanfaatan atau peran TI yang mencerminkan esensi mengenai arah perusahaan serta bagaimana TI akan dipergunakan

·     IT Infrastructure Strategy, adalah strategi dalam hal membangun pondasi kapabilitas TI, yang terdiri dari layanan-layanan TI yang standard an dibagi-pakai oleh seluruh organisasi serta dikoordinir secara terpusat (misalnya jaringan, helpdesk, data yang dapat dibagi-pakai dan sebagainya)

·     IT Architecture, merupakan sekumpulan kebijakan-kebijakan serta pilihan-pilihan teknis yang terintegrasi untuk memandu organisasi dalam memenuhi kebutuhan bisnis.

·     Business Application, atau aplikasi bisnis yang perlu diadakan dan dikembangkan.

·     Investment & Prioritization, merupakan keputusan mengenai jumlah serta alokasi biaya investasi TI, termasuk pengajuan proposal proyek, justifikasi teknis, persetujuan serta akuntabilitas.

2.   “Who” atau siapa yang memiliki otoritas atau bertanggung jawab dalam pengambilan keputusan-keputusan penting TI, serta peran stakeholder TI di dalamnya. Beberapa pola dasar atau IT Governance archetype yang menyangkut pengambilan keputusan TI, antara lain:

·     Business Monarchy, dimana keputusan diambil oleh individu, grup atau komite yang terdiri dari eksekutif bisnis senior (pada tingkat CxO atau Chief Executive Officer, Chief Operation Officer, Chief Finance Officer dan sebagainya)

·     IT Monarchy, dimana keputusan diambil oleh individu TI atau grup eksekutif TI

·     Feudal, dimana keputusan diambil oleh pimpinan unit bisnis, pemilik proses-proses penting atau delegasi nya.

·     IT Duopoly, dimana keputusan diambil oleh eksekutif TI beserta suatu grup lain (seperti seorang CxO atau pimpinan unit bisnis)

·     Federal, dimana keputusan diambil secara bersama-sama oleh eksekutif tingkat CxO dan sedikitnya satu grup bisnis lain (dapat termasuk eksekutif TI)

·     Anarchy, dimana keputusan diambil oleh masing-masing pengguna.

3.   “How” atau bagaimana cara atau mekanisme pengambilan keputusan. Berbagai mekanisme yang dipakai, dapat dikelompokkan berdasarkan struktur pengambilan keputusan (seperti executive comitee,IT council dll), proses penyelarasan atau alignment processes (seperti project tracking, service level agreement dll) dan pendekatan komunikasi (seperti senior management announcement,intranet,dll).

IT Governance dalam suatu organisasi, yang dalam hal ini merupakan suatu pengaturan yang sifatnya ‘Top Level’, merupakan kombinasi antara ketiga komponen di atas.

Mengapa aspek sumber daya manusia sangat berperan

penting dalam tata kelola TI??

Tata kelola Teknologi Informasi (TI)  menentukan tingkat integrasi dan pengendalian organisasi atas investasi TI. Integrasi dalam hal ini merupakan keselarasan serta kesesuaian antara TI dengan aktivitas-aktivitas bisnis yang lain, seperti kelembagaan, Sumber Daya Manusia (SDM), keuangan, pemasaran dan operasional.

 Jadi peran aspek SDM dalam tata kelola TI sudah jelas sangat mempengaruhi kinerja dari pada tata kelola TI itu sendiri.

5 komponen utama Menurut Weill & Ross (2004) dalam sebuah Tata Kelola TI

Menurut Weill & Ross (2004) IT Governance adalah suatu wewenang dan tanggung jawab secara benar dalam menetapkan suatu keputusan untuk mendorong perilaku dalam penggunaan teknologi informasi pada perusahaan.

Kelima pilar tata kelola TI tersebut adalah

·     IT Principles, merupakan suatu pertanyaan top level manajemen tentang bagaimana TI digunakan dalam bisnis organisasi.

·     IT architecture, mendefinisikan integrasi dan standardisasi dalam sistem.

·     IT Infrastructure, menentukan layanan yang digunakan bersama(share service).

·     IT Business Application Needs, menentukan pemenuhan kebutuhan aplikasi bisnis dengan membangun aplikasi bisnis yang perlu diadakan atau dikembangkan oleh TI.

·     IT Investment. (Lihat Gambar). merupakan keputusan-keputusan yang terkait dengan inisiatif mana yang perlu diprioritaskan dan berapa banyak yang perlu dikeluarkan.

Kelima dasar ini sangat penting untuk dipahami oleh sebuah organisasi agar dapat menjadi bagian dari good corporate governance.

Keputusan-keputusan tersebut bukan hanya keputusan yang independen melainkan adalah sesuatu yang saling berhubungan.

Keterhubungannya dapat kita lihat melalui 6 archetype pengambil keputusan yakni :

·     Business Monarchy yakni jajaran direksi dan komisaris.

·     IT Monarchy yakni manajemen TI.

·     Feudal yakni setip divisi atau unit bisnis membuat keputusan sendiri secara independen.

·     IT duopoly yakni TI dan salah satu top manajemen atau pemimpin unit bisnis.

·     Anarchy yakni pengambilan keputusan secara independen oleh individual atau kelompok-kelompok kecil.

Referensi :

https://www.google.co.id/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=2&cad=rja&ved=0CDAQFjAB&url=http%3A%2F%2Fjurnal.mti.cs.ui.ac.id%2Findex.php%2Fjsi%2Farticle%2Fdownload%2F241%2F67&ei=4gxkUaLYK8e4rAeMh4DwBA&usg=AFQjCNE_iHsMNpj4jkyDpAxTIL9WWA2qAA&sig2=1E0zZh9zaEpPksA1KDGopQ&bvm=bv.44990110,d.bmk

http://kopertis11.net/jurnal/Manorang%20Gultom-Pontianak.pdf

http://www.meranginkab.go.id/m-pojok_it3.html

http://journal.uii.ac.id/index.php/Snati/article/viewFile/1917/1693

ERP(Enterprise Resources Planning)

Apa itu Enterprise Resources Planning (ERP)?

Pengertian ERP atau Enterprise Resources Planning, memiliki banyak versi.Berikut ini merupakan beberapa  pengertian tentang Enterprise Resources Planning. Diantaranya :

Ø  ERP adalah suatu proses perencanaan bisnis terintegrasi beserta eksekusinya guna mencapai fungsi-fungsi dari proses bisnis itu. ERP mengelola operasi dan fungsi-fungsi pendukung dari industri manufaktur dengan harus memperhatikan sumber-sumber daya kritis dari perusahaan.

Ø  ERP adalah suatu tulang punggung lintas fungsi perusahaan yang mengintegrasikan dan mengotomatisasikan banyak proses interal dan sistem informasi dalam hal fungsi produksi, logistik, distribusi, akutansi, keuangan dan sumber daya manusia pada perusahaan.( O’Brien, 2006, p30)

Ø  ERP adalah sebuah konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas yang berpengaruh luas mulai dari manajemen paling atas hingga operasional di sebuah perusahaan agar dapat dimanfaatkan secara optimal untuk menghasilkan nilai tambah bagi seluruh pihak yang berkepentingan (stake holder) atas perusahaan tersebut.

Ø  ERP adalah tulang  punggung teknologi dari e-bisnis, sebuah kerangka kerja transaksi keseluruhan perusahaan dengan berbagai hubungan pemrosesan pesanan penjualan, manajemen dan pengendalian persediaan, perencanaan produksi dan distribusi serta keuangan.

Dengan beberapa pengertian diatas, ERP dapat diartikan sebagai sebuah proses perencanaan serta pengelolaha operrasi yang berpengaruh pada kapasitas sebuah perusahaan.

Komponen utama yang ada dalam ERP!

ERP biasanya terbagi atas modul utama Operasi dan modul pendukung Finansial, Akunting dan Sumber Daya Manusia sebagai berikut:

·       Modul Operasi

Terdiri atas  General Logistic, Sales and Distribution, MaterialsManagement, Logistic Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning  and Control, Project System, Environment Management

·       Modul Finansial dan Akunting

Terdiri atas  General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling

·       Modul Sumber Daya Manusia

Terdiri atas  Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management

Konsep ERP dapat dijalankan dengan baik, jika didukung oleh seperangkat aplikasi dan infrastruktur komputer baik software dan hardware sehingga pengolahan data dan informasi dapat dilakukan dengan mudah dan terintegrasi. Oleh karena itu, hampir tidak mungkin mewujudkan konsep ERP tanpa adanya dukungan sistem berbasis komputer. Konsep-konsep dasar ERP, yaitu [OLS–2004]:

• “ERP terdiri atas paket software komersial yang menjamin integrasi yang mulus atas semua

aliran informasi di perusahaan, meliputi keuangan, akuntansi, sumber daya manusia, rantai

pasok, dan informasi konsumen” (Davenport, 1998).

• “Sistem ERP adalah paket sistem informasi yang dapat dikonfigurasi, yang mengintegrasikan

informasi dan proses yang berbasis informasi didalam, dan melintas area fungsional dalam

sebuah organisasi” (Kumar & Van Hillsgerberg, 2000).

• “Satu basis data, satu aplikasi, dan satu kesatuan antarmuka di seluruh enterprise” (Tadjer,

1998).

Apa hubungan antara ERP dan arsitektur e-Business??

E-bisnis difokuskan pada efisiensi dan efektivitas eksternal, lintas-proses perusahaan. Sementara teknologi ERP mendukung strategi bisnis, e-bisnis untuk membuka pintu peluang strategis baru, yang memaksa ERP untuk mengambil satu langkah lebih jauh untuk berpindah dari satu system model ERP ke model sistem ERP extended.

Teknologi Web menyediakan jembatan antara perusahaan dan mitra bisnis mereka untuk membuat e-bisnis yang memungkinkan, sementara e-bisnis membuat sistem ERP lebih transparan dan terlihat.

E-bisnis difokuskan pada efisiensi dan efektivitas eksternal, lintas-proses perusahaan. Sementara teknologi ERP mendukung strategi bisnis, e-bisnis untuk membuka pintu peluang strategis baru, yang memaksa ERP untuk mengambil satu langkah lebih jauh untuk berpindah dari satu system model ERP ke model sistem ERP extended. Teknologi Web menyediakan jembatan antara perusahaan dan mitra bisnis mereka untuk membuat e-bisnis yang memungkinkan, sementara e-bisnis membuat sistem ERP lebih transparan dan terlihat.

Daripada berpikir tentang ERP dalam perusahaan, kita dapat melihat sistem ERP di sepanjang value chain pada perusahaan di industri yang sama, atau di lintasan industri. Perusahaan kini mengubah perhatian penglihatan mereka untuk terlibat dalam bisnis dengan para pelanggan, pemasok dan mitra bisnis melalui penggunaan internet dan teknologi berbasis Web. Fungsionalitas ERP harus bergerak ke Web karena di situlah sebagian besar proses bisnis inti yang sedang dilaksanakan.

Jika sebuah perusahaan dapat didesentralisasikan unit bisnis otonom, mereka harus dapat mengakses dan berbagi data antar departemen, manajer dan karyawan. Dengan sistem ERP, transaksi hanya perlu dimasukkan sekali. Sistem dapat memproses transaksi di modul perangkat lunak yang berbeda, sehingga sangat komprehensif dan informasi terpadu yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Sementara sistem ERP dapat dipandang sebagai repositori untuk data, informasi dan pengetahuan, dan melampaui batas-batas fungsional oleh perusahaan yang mendefinisikan kembali proses yang begitu luas, memungkinkan sistem ERP Web-enabled memaksa perusahaan untuk melihat proses yang menyertakan beberapa perusahaan

Apa manfaat TI dalam ERP??

Teknologi Informasi dapat mengotomatisasi proses pengelolaan informasi dari mulai memasukkan informasi, menyimpan, dan memperbaruinya setiap saat sehingga setiap orang bisa mendapatkan informasi terbaru dan melakukan analisis dengan mudah. Oleh karena itu proses penyampaian pesan, informasi, maupun pengetahuan dapat lebih cepat, mudah dan dijamin up to date.

Otomatisasi proses pengelolaan teknologi informasi dapat dilihat salah satunya dalam penerapan Enterprise Resources Planning (ERP). Mekanisasi proses kerja dengan menggunakan ERP. Dengan memusatkan tempat penyimpanan data pada satu tempat, maka tercipta kemudahan untuk mendapatkan berbagai data, karena setiap departemen/divisi mengirimkan data mereka pada tempat ini.

Berikut ini beberapa manfaat TI dalam ERP

·     Meningkatkan efisiensi biaya

·     Distribusi informasi yang

·     Data base marketing Anda dapat dilihat dan diperbarui setiap saat.

·     Pencarian data dapat lebih mudah dan cepat

Efisiensi biaya, waktu dan tenaga dalam penerapan Teknologi Informasi melalui pelaksanaan sistem manajemen ERP juga dapat dibuktikan melalui :

1)   Single Entry, maksudnya dalam ERP, Anda hanya cukup satu kali memasukkan data untuk mendapatkan beberapa laporan.

2)   Melalui ERP status barang/order dapat dipantau setiap saat.

3)   Data base marketing Anda dapat dilihat dan diperbarui setiap saat.

4)   Dengan menggunakan teknologi komputer, Anda tidak lagi memerlukan banyak paperwork, cukup menyimpan soft-copynya dan data /laporan dapat diprint/cetak kapan saja diperlukan.

5)   Pencarian data dapat lebih mudah dan cepat, karena semuanya telah didokumentasi dan dikordinasi dengan baik oleh pusat data yang telah terbentuk dalam sistem ERP.

6)   Mengurangi Lead Time, maksudnya penyebaran informasi dilakukan secara serempak dan bersamaan ke tiap departemen, sehingga proses di tiap departemen terkait dapat dilaksanakan segera dan secepatnya tanpa harus saling menunggu sampainya informasi.

Selain faktor efisiensi waktu, biaya, dan tenaga, penerapan ERP juga dapat dijadikan sebagaisarana belajar bagi para karyawan untuk meninggalkan budaya kerja lama. Budaya kerja lama yang dimaksud salah satunya adalah kebiasaan karyawan melempar tanggung jawab bila terjadi suatu kesalahan dalam proses kerja. Padahal yang seharusnya dilakukan adalah mencari solusi untuk memperbaiki kesalahan yang terlanjur terjadi.

Kontribusi ERP dalam hal ini adalah membantu pelaksanaan dan pendokumentasian komunikasi internal antar karyawan. Dengan adanya pendokumentasian ini, kita dapat memantau dan mengendalikan kinerja setiap proses.

Untuk selanjutnya tinggal dipikirkan tindakan perbaikan dan pencegahan yang seharusnya dilakukan. Kelancaran proses kerja sebagai hasil dari penerapan ERP dapat membantu perusahaan memenuhi keinginan pelanggan sehingga perusahaan dapat mencapai kepuasan pelanggan.

ERP sendiri fokus kepada efisensi produksi internal perusahaan, distribusi dan proses keuangan,semua itu akan sangat terbantu dengan adanya TI di perusahaan tersebut.Sehingga dengan adanya TI di harapkan akan sangat membantu perusahaan dalam hal distribusi barang dan keuangannya.Dengan adanya TI semua kegiatan perusahaan dapat terintegrasi dengan baik.

Apa penyebab kegagalan implementasi ERP??

Gagalnya ERP :

·       Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran

·       Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik

·       Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya

·       Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru

Tanda-tanda kegagalan ERP

Kegagalan ERP biasanya ditandai oleh adanya hal-hal sebagai berikut:

·       Kurangnya komitmen top management

·       Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisis strategi bisnis)

·       Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan)

·       Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal)

·       Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan

·       Kesalahan penghitungan waktu implementasi

·       Tidak cocoknya software dgn business process

·       Kurangnya training dan pembelajaran

·       Cacatnya project design & management

·       Kurangnya komunikasi

·       Saran penghematan yang menyesatkan

Faktor-faktor yang menyebabkan suatu ERP gagal di implementasikan

adalah sebagai berikut:

·       Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran.

·       Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik.

·       Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya.

·       Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru.

Indikator kegagalan dalam pengimplementasi

ERP adalah sebagai berikut :

·       Kurangnya komitmen top management.

·       Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis).

·       Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan).

·       Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal).

·       Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan.

·       Kesalahan penghitungan waktu implementasi.

·       Tidak cocoknya software dengan business process.

·       Kurangnya training dan pembelajaran.

·       Cacatnya project design & management.

·       Kurangnya komunikasi.

·       Saran penghematan yang menyesatkan.

Apakah dengan ERP maka perusahaan dapat mengintegrasikan

seluruh proses bisnis dalam perusahaan??

Keuntungan besar dari solusi ERP adalah kenyataan bahwa mereka memastikan pelaksanaan yang besar dari semua proses bisnis perusahaan dan meningkatkan produktivitas dan efisiensi dari layanan pelanggan. ERP adalah perangkat lunak sangat membantu dalam menganalisis, perencanaan dan peramalan kegiatan perusahaan menjamin pandangan yang jelas dan lengkap dari semua sudut pandang.

Software ERP juga memfasilitasi aliran informasi antara bagian yang berbeda dan departemen perusahaan. Hal ini dapat menghubungkan semua tempat usaha dan untuk menawarkan tampilan lengkap dan konsolidasi.

ERP juga mampu menghubungkan pemasok, mitra bisnis, dan klien memungkinkan kolaborasi yang lebih besar. Hal ini juga sangat membantu dalam mengelola biaya secara efektif dan efisien aliran uang, kekuatan manusia, saham, dan tidak pada akhirnya, mesin.

ERP juga menjamin tingkat besar perlindungan privasi dan keamanan. Berbagi data dijamin oleh hak akses perusahaan.

Dalam mengimplementasikan ERP, biasa difokuskan pada unit tertentu terdahulu, ini akan mengurangi resiko kegagalan sambil menguji sistem ERP pada unit tersebut. Apabila hasilnya memuaskan, maka sistem ERP akan diImplementasikan pada unit-unit yang lainnya

Dengan mengimplementasikan sistem ERP di suatu organisasi akan

mengintegrasikan sistem yang berakibat:

1)     Yang dilakukan pada satu modul secara otomatis akan memutakhirkan modul lainnya bila informasi yang diubah berkaitan dengan modul tersebut. Data akan termutakhirkan secara langsung begitu user menginput data ke dalam sistem. Hal ini yang dikenal dengan istilah “real-time processing”

2)     Integrasi secara sistem bisa terjadi dengan syarat bahwa seluruh perusahaan harus menggunakan satu sumber data yang sama,baik untuk data pelanggan, data produk maupun data vendor.

3)     Transparansi data, semua user yang mempunyai akses ke sistem akan dapat melihat semua informasi yang paling mutakhir setiap saat diperlukan walaupun informasi tersebut diinput oleh user lain pun

Aplikasi ERP terdiri dari beberapa bagian, seperti: Marketing dan Penjualan (Sales),

Produksi, Stok (Inventory), Keuangan dan Akunting (Finance dan Accounting), Sumber

Daya Manusia / SDM (Human Resources / HR) dan bidang-bidang lainnya sesuai dengan

kebutuhan bisnis. Penggunaan IT dalam sebuah organisasi sangatlah penting, untuk menerapkan IT haruslah dilihat karakteristik organisasi tersebut.

Mengapa ERP sering disamakan dengan e-Business??

ERP merupakan tulang punggung teknologi dari e-business, sebuah kerangka kerja transaksi keseluruhan perusahaan dengan berbagai hubungan ke pemprosesan pesanan, penjualan, manajemen dan pengendalian persediaan, perencanaan produksi dan distribusi serta keuangan. Semua jenis bisnis kini mengimplementasikan system enterprise resource planning (ERP). Perusahaan besar diseluruh dunia mulai memasang system ERP pada tahun 1990 sebagai kerangka kerja konseptual dan katalis untuk merekayasa ulang proses bisnis mereka. ERP juga berfungsi sebagai mesin software penting yang dibutuhkan untuk mengintegrasikan dan menyelesaikan proses lintas fungsi yang dihasilkannya. Kini, ERP dianggap penting sebagai bahan penting yang dibutuhkan perusahaan untuk bisa mendapatkan efisiensi, kelincahan, dan responsivitas yang dibutuhkan dalam mencapai keberhasilan di lingkungan bisnis yang dinamis saat ini.

Untuk dapat mengetahui penerapan ERP disebuah perusahaan, maka  kita akan melihat ERP pada perusahaan rokok Indonesia.. PT. HM Sampoerna adalah salah satu dari perusahaan rokok terbesar di Indonesia selain Gudang Garam dan Djarum. Dalam perkembangannya, operasional harian menjadi sangat rumit. Salah satu departemen yang mengalaminya adalah departemen logistik yang pekerjaan hariannya menyatukan data-data persediaan bahan baku, distribusi bahan baku, data produksi. Data-data tersebut terkumpul pada akhir jam kerja, sehingga menyulitkan. Ini dilakukan dengan manual, sehingga bisa dibayangkan sulitnya jika data-data tersebut terdiri dari ribuan data dan memerlukan proses yang lama. Masalah tersebut mendorong PT. HM Sampoerna untuk membangun Teknologi Informasi, yang dimulai pada tahun 1992.

Referensi :

http://journal.uii.ac.id/index.php/JSB/article/viewFile/1042/967

http://library.binus.ac.id/eColls/eThesis/Bab2/2012-1-00594-SI%20Bab%202.pdf

http://www.galih.web.id/2012/01/integrating-is-technologies-studi-kasus_21.html

http://www.aimsconsultants.com/news/articles/14-manfaat-penerapan-erp

http://wenii.blog.binusian.org/2010/04/17/erp-crm/

http://id.wikipedia.org/wiki/Perencanaan_sumber_daya_perusahaan#Penerapan_ERP

http://www.aimsconsultants.com/news/articles/14-manfaat-penerapan-erp

http://amrina48.blogstudent.mb.ipb.ac.id